Inledning
Allt fler ekonomiteam ser över verktygen de använder för finansiell rapportering. Vissa för att rapporteringen har vuxit ur kalkylarket. Andra för att deras nuvarande plattform är byggd för en större och mer komplex organisation än deras egen – med en prislapp och en komplexitet som inte motsvarar behovet.
Workiva är en väletablerad plattform för finansiell och regulatorisk rapportering. För många stora, globala koncerner passar den bra, särskilt där den redan är en del av den finansiella rapporteringsprocessen. För andra – typiskt medelstora bolag med mer avgränsade behov – kan ett mer fokuserat verktyg passa bättre.
Den här guiden handlar inte om att utse en enda vinnare. Den ger dig en ärlig överblick över Workiva, förklarar när det är värt att överväga ett alternativ och beskriver de viktigaste verktygen att titta på, så att du kan välja det som passar ert team.
Workiva – en snabb överblick
Workiva är en molnbaserad plattform som samlar finansiell rapportering, risk, revision och hållbarhet i en enda sammankopplad miljö. Den används av stora organisationer världen över och är väl ansedd bland sina användare.
Styrkor:
- En integrerad plattform från grunden – finansiell rapportering, risk, revision och hållbarhet i en och samma miljö
- Stark revisionsberedskap, med kontroll och spårbarhet inbyggt
- Automatisering som minskar den manuella hanteringen i rapporteringsflödena
- Ett stort, etablerat ekosystem och support dygnet runt
I praktiken använder många Workiva-kunder fortfarande andra verktyg vid sidan av, så ”allt på ett ställe” blir inte alltid helt verklighet – men den integrerade modellen är grundidén.
Värt att väga in:
- Det är en tung plattform – uppsättning och underhåll kräver oftast teknisk expertis och externa konsulter, och komplexiteten kan göra att vardagliga ändringar går långsamt. För organisationer utan verkligt komplex rapportering kan den vara överdimensionerad
- Vissa funktioner, som XBRL-taggning, kan vara komplexa
- Prissättningen sker på offert, är inte offentlig och ligger i det övre segmentet.
Workiva passar särskilt stora organisationer som vill samla ekonomi, risk och hållbarhet i en miljö och har skalan att utnyttja den fullt ut. För de bolagen kan den integrerade modellen vara övertygande.
När bör du överväga ett alternativ?
Det ärliga svaret är: det beror på hur stor och komplex er organisation är. Ett ekonomiteam på tre till sex personer har inte samma behov som ett på fyrtio personer som arbetar asynkront över flera bolag. Ju större och mer komplex organisationen är, desto mer behöver den verkligen tung styrning, formella revisionsspår och omfattande godkännandeflöden. Mindre team bör ställa en skarpare fråga innan de betalar för allt det där: behöver vi verkligen det här?
Om du är ekonomichef eller koncerncontroller på ett medelstort bolag – eller ett större bolag med ett slimmat och inte alltför komplext ekonomiteam – är det värt att ärligt fråga sig:
- Har vi redan god kontroll över våra siffror, utan ett omfattande system ovanpå?
- Är vår investerarbas relativt enkel och stabil, snarare än stor och komplex?
- Betalar vi för kapacitet byggd för en ekonomifunktion med 40 personer och flera bolag, när vår ser helt annorlunda ut?
Om svaret pekar mot ”våra behov är mer avgränsade än verktyget utgår från” finns det några situationer som är värda att väga in:
| Situation |
Vad det innebär |
| Verktyget är byggt för en större organisation än er |
Plattformar som riktar sig till stora globala koncerner kommer ofta med funktionalitet, komplexitet och prissättning som medelstora bolag inte behöver. |
| Onboardingen tar för lång tid |
Hur snabbt kommer teamet igång? Vissa plattformar tar månader att implementera – ofta med hela konsultteam för att ta er dit. En intuitiv uppsättning, där mycket av arbetet görs åt er, innebär en betydligt kortare väg från start till publicerad rapport. |
| Ni behöver support som finns där när det gäller |
När tiden är knapp handlar det om hur snabbt ni når någon – och om ni får verklig, praktisk hjälp snabbt, i stället för att sitta i en supportkö. Det är lätt att förbise när man jämför verktyg, men snabb och lyhörd support är ofta det ni kommer att värdesätta mest. |
| Ni vill att ekonomiteamet har kontrollen |
Vissa upplägg bygger på externa konsulter eller designers. Ett enklare verktyg kan hålla hela processen inom ekonomi- och rapporteringsfunktionen – och när teamet äger den från början till slut kan det agera betydligt snabbare när något dyker upp nära en deadline, i stället för att vänta på att någon utanför teamet ska göra ändringen. |
De viktigaste alternativen att överväga
I stora drag delas alternativen in i två grupper. Vissa är stora, heltäckande ekonomisviter som går långt utöver rapportering – konsolidering, planering, prognoser, ESG – och passar organisationer som vill ha ett system för många ekonomiprocesser. Behöver ni konsolidering och bred ekonomifunktionalitet, inte bara rapportering, är det den här gruppen ni ska titta på. Etablerade exempel i den här kategorin är CCH Tagetik (Wolters Kluwer) och LucaNet – breda CPM-plattformar som täcker konsolidering, planering, ESG och regulatorisk rapportering, och som i likhet med Workiva vanligtvis prissätts på offert och ligger i det övre prissegmentet.
Andra är fokuserade rapporteringsverktyg byggda kring själva rapporteringsprocessen: snabbare att komma igång med, lättare att driva och riktade till team vars huvudbehov är att få ut en tillförlitlig rapport. Vilken grupp som passar beror mindre på er storlek än på hur mycket utöver rapportering ni faktiskt behöver.
Hur skiljer sig Wrepit från andra konkurrenter?
Wrepit är en plattform för finansiell rapportering, byggd för ekonomiteam. Wrepit skiljer sig från andra på fyra områden:
| Det som skiljer Wrepit från andra |
Vad det innebär |
| Lokal relevans från grunden |
Byggd kring de regelverk, det språk och den support som ekonomiteam faktiskt behöver – inte en global produkt som anpassats i kanterna. |
| Snabbt att komma igång |
Uppsättningen går snabbt; publicering kan ske på några dagar i stället för månader. |
| Ekonomiteamet behåller kontrollen |
Rapporteringsprocessen ligger hos ekonomi, utan beroende av externa konsulter eller designers. |
| Förutsägbar och prisvärd prissättning |
Tydlig prissättning som går att planera efter, i stället för en premie som växer med komplexiteten. |
Passar bäst för: medelstora bolag – eller större bolag med ett slimmat, inte alltför komplext ekonomiteam – som vill ha tillförlitlig finansiell rapportering och hållbarhetsrapportering utan tyngden, kostnaden eller konsultberoendet som följer med en enterpriseplattform.
Obs: behöver ni avancerad koncernkonsolidering, djup ERP/BI-integration eller mycket skräddarsydd rapportdesign kan de bredare sviterna ovan passa bättre. Wrepit fokuserar på att göra standardiserad, tillförlitlig rapportering snabb och enkel – inte på att vara en allt-i-ett-svit.
Så utvärderar du ett rapporteringsverktyg
Att välja rapporteringsverktyg är ett strukturellt beslut som berör ekonomi, redovisning och regelefterlevnad.
Några kriterier som är värda att väga in:
| Kriterium |
Vad du ska fråga |
| Komplexitet kontra behov |
Matchar verktyget faktiskt omfattningen av er rapportering, eller är det byggt för en helt annan storlek av organisation? |
| Tid till första rapport |
Hur lång är onboardingen, och hur snabbt kan teamet komma fram till en färdig rapport? |
| Support när det gäller |
Får ni snabb, kompetent hjälp när något dyker upp nära deadline? |
| Lokal relevans |
Förstår leverantören ert lands regelverk, språk och rapporteringskrav – eller är det en global produkt som anpassats i kanterna? |
| Total kostnad och förutsägbarhet |
Se förbi licenspriset till onboarding, utbildning och interna timmar – och om den totala kostnaden är tydlig och förutsägbar från början. |
Avslutande tankar
Workiva är en gedigen, väletablerad plattform med starka meriter inom finansiell och regulatorisk rapportering. För stora organisationer som vill samla ekonomi, risk och hållbarhet i en miljö kan den vara ett bra val.
Samtidigt står valet för många team egentligen inte mellan två programvaror – utan mellan det manuella sättet (kalkylark, copy-paste, sena kvällar på slutspurten) och en modern, strukturerad process. När du väger alternativ är det en bra utgångspunkt: vad kostar er nuvarande process er egentligen, i tid och risk?
För medelstora bolag – eller större bolag med ett slimmat ekonomiteam – som vill ha en fokuserad, tillförlitlig lösning som är snabb att sätta upp, drivs internt och backas upp av nära support, kan Wrepit vara värt en närmare titt.
Ser ni över er rapporteringslösning inför nästa säsong? Hör av er – så visar vi hur det kan se ut.
Vanliga frågor
Vad används Workiva till?
Workiva är en molnbaserad plattform för finansiell, regulatorisk och hållbarhetsrapportering, som samlar rapportering, risk, revision och ESG i en sammankopplad miljö. Den är väletablerad och byggd för stora organisationer – även om dess skala och komplexitet kan vara mer än ett medelstort team behöver.
Vilka är de viktigaste alternativen till Workiva?
Alternativen delas in i två grupper: stora, heltäckande ekonomisviter som CCH Tagetik och LucaNet, och fokuserade rapporteringsverktyg byggda kring själva rapporteringsprocessen. Vilken som passar beror mindre på er storlek än på hur mycket utöver rapportering ni faktiskt behöver.
När bör man överväga ett alternativ till Workiva?
Överväg ett alternativ när plattformen är byggd för en större och mer komplex organisation än er – när onboardingen drar ut på tiden, supporten är långsam när det gäller eller ni betalar för styrning och kapacitet som teamet inte behöver. Enklare behov kräver ofta ett enklare verktyg.
Vad ska man titta efter i ett rapporteringsverktyg?
Väg komplexitet mot det faktiska behovet, tid till en färdig rapport, kvaliteten på supporten när deadlines är tajta och den totala kostnaden – inte bara licenspriset, utan även onboarding, utbildning och interna timmar.
Är Wrepit ett bra alternativ till Workiva?
Wrepit är en fokuserad plattform för finansiell rapportering och hållbarhetsrapportering för medelstora bolag – eller större bolag med ett slimmat ekonomiteam. Den är snabb att sätta upp, håller processen internt och erbjuder förutsägbar, prisvärd prissättning – ett lättare alternativ till enterprisesviterna.
