Som en del av vår produktutviklingsprosess har vi gjennomført undersøkelser om de vanligste utfordringene knyttet til utarbeidelse av årsrapporter. Målet vårt er å forsikre dem som skriver og publiserer rapporter om at de ikke er alene om å møte disse hindringene, da de faktisk er en nødvendig del av prosessen og et tegn på at man beveger seg i riktig retning.

Det første hinderet når man skriver rapporter er datahåndtering. Å samle, organisere og verifisere data kan være en kompleks og tidkrevende oppgave. Det er helt avgjørende å få tallene i orden, og rapportering innebærer som oftest at tallene flyttes to eller tre ganger, fra en kilde som Excel, via et skriveverktøy som Word, til et designverktøy som InDesign. Flytting av data kan føre til feil, og det blir ofte enda mer komplisert når tallene skal endres.

"Jeg brukte mye tid på å hjelpe folk med å finne riktig versjon av alle dokumentene, nå trenger de bare å bruke nettadressen for å få tilgang til den nyeste versjonen."

Katrine Drage
Revit Application Manager
Norconsult

Etterlevelse av krav er en viktig del av å skrive en årsrapport, og det er tre områder som er spesielt avgjørende: IFRS, ESEF og universell utforming. IFRS er internasjonale regnskapsstandarder, og er domenet til fagfolk innen finans og regnskap. ESEF er et EU-krav som omhandler semantisk tagging av tallene i dokumentet ditt, inkludert levering av en XHTML-versjon av rapportene dine. Det er viktig at tagge-prosessen utføres av finans- og regnskapsfagfolk. Universell utforming innebærer at rapporten din må være lesbar for personer med nedsatt funksjonsevne, som for eksempel blindhet, og krever at du semantisk tagger hele rapporten for å tilrettelegge for skjermlesere. Finans- og regnskapsfagfolk bør alltid ha IFRS- og ESEF-tagging i fingerspissene, men etterlevelse av disse kravene i rapporteringsprosessen blir ofte langt mer komplekst på grunn av designprosesser, revisjonsrunder og krav til universell utforming i PDF og XHTML.

Effektiv kommunikasjon med interessenter er avgjørende i årsrapporteringen. Selskaper må effektivt kommunisere sin økonomiske ytelse og fremtidsutsikter til et mangfold av interessenter, inkludert investorer, kunder, ansatte og myndigheter. Å finne rett balanse mellom teknisk språk og tydelige, konsise meldinger kan være utfordrende. For å oppnå dette bruker selskaper ofte ulike kommunikasjonsteknikker, som forklarende notater, diagrammer, grafer og narrativ tekst, for å gi kontekst og forklaringer på økonomisk informasjon. Visuelle hjelpemidler og infografikk kan også forenkle komplekse data for et bredere publikum.

"..reduserte mer enn 70% av tiden brukt på å produsere rapporter."

Dag E Clausen
Senior Designer
KLP

En annen vanlig utfordring i årsrapportering er tids- og ressursstyring. Å samle alt nødvendig innhold, kryssjekke informasjon for nøyaktighet, få godkjennelse fra sentrale interessenter og implementere endringer, kan være tidkrevende, spesielt hvis eksterne designere eller designbyråer er involvert. Å implementere visuelle og innholdsmessige endringer gjennom flere revisjonsrunder kan ytterligere forlenge produksjonstiden.

Konklusjonen er at Wrepit er en omfattende løsning for å overkomme utfordringene ved publisering av årsrapporter. Med sin sømløse integrasjon av Excel2Word blir datahåndteringen enkel, noe som gjør det mulig å effektivt oppdatere og linke Excel-tabeller i Word-dokumentet ditt. Ved å fjerne behovet for eksterne designprosesser gjør Wrepit det mulig for deg å fokusere på oppfyllelse av krav som IFRS og ESEF, i stedet for designdetaljer som tar tid og stjeler fokus. Med stilige designelementer og infografikk kan interessentene benytte seg av dette. Dessuten sparer Wrepits helhetlige tilnærming verdifull tid og ressurser ved å sentralisere dokumentene og automatisere versjonshåndteringen.